Trong các doanh nghiệp nói chung và ngành du lịch nói riêng, việc ứng dụng Excel trong công việc quản lý cũng như thống kê,báo cáo dữ liệu đã trở nên rất quen thuộc với mọi nhân viên. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm mà ai cũng rõ thì Excel cũng còn một vài hạn chế cho người dùng cần được khắc phục hoặc ứng dụng thêm các phần mềm quản lý.

Một thực tế không thể phủ định tại phòng ban kế toán, thủ tục, các công ty du lịch rằng mọi công việc trong doanh nghiệp được thực hiện nhanh hơn so với trước khi sử dụng Excel. Nhưng với Bộ phận hành chính, Bộ phận booking online quản lý tour, hành trình tour hay đối tác thì vẫn gặp một vài khó khăn trong công việc, mà Excel chưa hỗ trợ được nhiều.

Chưa tối ưu trong quản lý du lịch

Hiện tại, các công ty du lịch hầu như đang sử dụng Excel để quản lý và điều hành công ty du lịch của mình. Tuy nhiên, Excel chỉ có thể cập nhật theo trường, file riêng biệt khác nhau. Điều này gây khó dễ trong việc tổng hợp dữ liệu sau cùng và theo dõi tổng thể. Với đặc thù kinh doanh trong ngành du lịch, doanh nghiệp cần có một vùng riêng biệt mà tại đó nhân viên có thể theo dõi lịch sử công việc, các lượt booking, những dịch vụ du lịch, tiền hoa hồng, nhân viên, vv. Excel chỉ có thể thực hiện 10% trong tổng số những công việc mà hệ thống thực hiện được.

Để quản lý quản lý du lịch một cách tối ưu nhất, một giải pháp quản lý tổng thể cho doanh nghiệp Tour, Lữ hành là điều mà nhiều doanh nghiệp kinh doanh Tour du lịch đang tìm kiếm. Tour Plus – Phần mềm quản lý điều hành tour du lịch của DIP Vietnam là một sự lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp.

Thao tác bằng nhiều hàm tính phức tạp

Khi mới bắt đầu tiếp xúc với Excel, nhân viên chỉ có thể sử dụng những hàm, công thức tính đơn giản để quản lý những công việc thông thường. Những tính năng cao cấp hơn cần có thời gian và kinh nghiệm đề quản lý một cách chính xác. Một bảng tính Excel cơ bản chỉ là một bảng trống mà bạn có thể lưu trữ những số liệu tài chính trên đó. Bạn cần đánh máy từng chữ số một (hoặc liên tục lập lại thao tác copy – paste) và sử dụng những bảng tính khác nhau để tạo ra số liệu bạn muốn.

Với giải pháp quản lý và điều hành công ty du lịch, doanh nghiệp của bạn sẽ tránh được việc dành quá nhiều thời gian vào việc nhập dữ liệu theo cách thủ công trên các bảng tính với những công thức phức tạp. Các tính năng Tour Plus được xây dựng hỗ trợ  doanh nghiệp không cần phải sử dụng tới những công thức phức tạp mà chỉ cần nhập dữ liệu ban đầu với vài cú click chuột.

Nhiều sai sót trong báo cáo thống kê

Qúa trình nhập liệu thủ công thường hay gặp phải các sai sót. Dữ liệu có thể bị sai sót do những thay đổi hoặc xóa một cách ngẫu nhiên. Trong trường hợp bạn không thể kiểm soát được tất cả những công việc này, những sai sót có thể gây ra những nguy hại to lớn cho công ty. Ngoài ra, khi sử dụng Excel, những thống kê về lợi nhuận, thâm hụt, lãi xuất, số lượng hóa đơn, vv. được trải trên hàng trăm file excel trong khi những file excel này không thể mang lại cho bạn một cái nhìn tổng quan về phương thức vận hành mà doanh nghiệp của bạn đang thực hiện.

Khi nhân viên nhập dữ liệu thủ công tại một bảng tính, hoặc nhiều bảng tính, sự chính xác trong tài chính phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên tạo ra bảng tính đó. Với phầm mềm quản lý tour du lịch, bạn có thể lưu trữ toàn bộ báo cáo một cách hiệu quả (quản lý tài chính, ngân sách, theo dõi hóa đơn và thanh toán, quản lý khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, tạo và gửi tài liệu, lập chương trình tour và theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên). Hơn thế, với Tour Plus, doanh nghiệp hạn chế phải nhập liệu thủ công nên sẽ giảm thiểu tối đa sự sai sót trong các báo cáo.

Khó khăn trong việc kiểm soát tổng thể và liên kết giữa các phòng ban

Khi doanh nghiệp gửi chuyển email hay hóa đơn cho khách hàng, Excel không thể tự động chuyển những dữ liệu tới khách hàng mà đòi hỏi phải nhập thủ công. Ngoài ra, khi ứng dụng Excel, nhân viên sẽ phải phải lưu trữu trên các file khác nhau gây khó khăn cho việc nhập thông tin, tìm kiếm và kiểm soát tổng thể.

Khi ứng dụng phần mềm quản lý tour, nhân viên chỉ cần nhập thông tin duy nhất một lần và quản lý tất cả những thông tin đó tại một khu vực trung tâm.  Hơn thế, doanh nghiệp có thể quản lý tất cả các email, khách hàng, nhà cung cấp, tài liệu,dịch vụ, những giao dịch tài chính trên một hệ thống một cách dễ dàng.

Chưa có sự liên kết giữa các phòng ban và nhân viên

Trong doanh nghiệp lữ hành, sự liên kết hài hòa giữa các phòng ban mạng lại hiệu quả rất cao trong công việc, Khi mỗi phòng ban hay cá nhân chỉ quản lý những bảng tính của họ, sự kết hợp giữa các bộ phận hoặc các nhân viên dường như là điều không thể. Với Excel, chúng ta k thể quản lý 1 file cùng lúc bởi nhiều người. Điều đó tạo ra những sai sót, chênh lệch giữ liệu mang lại nhiều rủi ro tiềm ẩn cho doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý tour du lịch cho phép doanh nghiệp kiểm soát tất cả hoạt động công việc trên module nhật ký xử lý. Mọi nhân viên có thể nắm bắt được thông tin các tour diễn ra như thế nào, hay biết được nhân viên này đã hoàn thành công việc tới đâu. Hay khi một việc gì đó được thay đổi, hệ thống cho phép người dùng biết chính xác công việc đã thay đổi và ai đã tạo ra thay đổi. Từ đó nhân viên có thể dễ dàng kết nối với nhau khi cần tương tác.

Liên quan tới bảo mật dữ liệu

Một thực tế dễ nhận thấy, việc lưu trữ cục bộ dữ liệu của bạn trên máy tính hay những kho dữ liệu mạng xã hội rất dễ rò rỉ thông tin, mất dữ liệu và không an toàn. Khi sử dụng phần  mềm quản lý tour du lịch , toàn bộ dữ liệu hoàn toàn được bảo mật thông tin không thể bị mất dù có virus hay máy tính của bạn bị hỏng, bạn có thể truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể truy cập dữ liệu từ một máy tính khác hay bất kỳ máy tính nào chỉ cần có kết nối internet.

Khánh Vân